Privacy Statement

Privacy Statement ’s-Gravenzandse Vrijwillige Reddingsbrigade
Aangesloten bij Reddingsbrigade Nederland

Algemeen

In dit document legt de ’s-Gravenzandse Vrijwillige Reddingsbrigade (hierna genoemd de vereniging en GVRB) het privacybeleid van de vereniging uit. De GVRB hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, partners en andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door GVRB dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.

Het privacybeleid is opgesteld om de privacy van leden en personen die met de GVRB in aanraking komen te kunnen garanderen. De GVRB zal altijd proberen te handelen binnen de kaders die in dit document zijn aangegeven en daarmee alles doen om de privacy van de betrokkenen te garanderen.

De GVRB heeft dit document opgesteld na onderzoek in de nieuwe AVG wetgeving. In samenvatting betekent dit dat na instemming van dit document men toestemming geeft voor:

• Het verwerken van persoonsgegevens (in de breedste zin van het woord) voor het doel waarvoor deze noodzakelijk zijn. Het doel en de bijbehorende gegevens worden verder in dit document uitgelegd.
• Het doorgeven van noodzakelijke persoonsgegevens aan derden voor het doel waarvoor deze noodzakelijk zijn. Het doel en de bijbehorende gegevens worden verder in dit document uitgelegd.

De betrokkenen kunnen ervan uitgaan dat de GRVB de volgende zaken onderneemt om privacyschending te voorkomen:

• De GVRB neemt passende technische en organisatorische maatregelen;
• De GVRB verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van doeleinde waarvoor deze noodzakelijk zijn;
• De GVRB is op de hoogte van de rechten van betrokkenen en respecteert deze;
• De GVRB vraagt uitdrukkelijk toestemming in geval van verwerking van persoonsgegevens.

Dit document is voor elk lid, ondanks dat dit in de mannelijke persoon is geschreven.

Indien er na dit document nog vragen zijn dan kan u contact opnemen met de AVG-functionaris: M. Bakema, m.bakema@reddingsbrigade.com

Inhoudsopgave

• Algemeen
• Wat zijn persoonsgegevens?
• Waarom verwerkt de GVRB persoonsgegevens?
• Wie verwerkt persoonsgegevens?
• Hoe gaat de GVRB om met persoonsgegevens en hoelang blijven deze bewaard?
• Kunnen de persoonsgegevens worden gebruikt voor zaken die niet vooraf benoemd waren?
• Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
• Beveiliging
• Minderjarige
• Rechten van betrokken
• Persoonsgegevens bij hulpverleningen
• Foto’s & Videos
• Klachten
• Wijzigingen Privacy Statement

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens bestaan uit twee categorieen, algemeen en bijzondere gegevens. Algemene gegevens bestaan (niet exclusief) uit gegevens die noodzakelijk zijn om te weten van elk lid. Hierbij valt te denken aan: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum, rekeningnummer (bv voor automatische incasso), geslacht, behaalde diploma’s,

Wat zijn bijzondere persoonsgegevens?

Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op (niet exclusief) gezondheid, strafrechtelijk verleden, etnische gegevens of gegevens betreffende ras.

De GVRB heeft bij standaard leden geen reden om deze gegevens te bezitten. Het kan echter noodzakelijk zijn voor garantie van de veiligheid om deze te vragen. Hierbij valt te denken aan epilipsie bij zwemmende leden. Daarnaast wordt aan sommige kaderleden, afhankelijk van hun functie, een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) gevraagd. Indien die niet wordt verstrekt, kan dit worden opgeslagen in ons systeem.

Waarom verwerkt de GVRB persoonsgegevens?

De GVRB verwerkt algemene persoonsgegevens om lid te kunnen zijn van de vereniging. Daarom kan de GVRB geen leden accepteren die deze gegevens niet willen verstrekken. De GVRB moet gegevens kunnen verwerken om zorg te dragen voor de verzekering, VOG aanvraag, uitnodingen voor activiteiten, informatie over zwemlessen of cursussen, etc.

Tot slot zijn er praktische zaken waarom we persoonsgegevens verwerken. Te denken aan administratieve taken rondom contributie en statistische analyse.

Wie verwerkt persoonsgegevens?

Binnen de GVRB zijn verschillende mensen die toegang hebben tot gegevens. Dit gebeurt (deels) in beperkte mate (zie: Hoe gaat de GVRB om met persoonsgegevens). Toegang en gegevens worden uitsluitend verschaft op basis van behoefte en noodzaak.

Voor meer duidelijkheid wie welke persoonsgegevens kan raadplegen, kan men inzage vragen in het verwerkingsregister. Deze wordt beheerd door de AVG-functionaris (m.bakema@reddingsbrigade.com)

Hoe gaat de GVRB om met persoonsgegevens en hoelang blijven deze bewaard?

De GVRB gaat zorgvuldig om met alle persoonsgegevens, dit betekent dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Op verzoek worden gegevens verwijdert op het moment dat een lid zich uitschrijft (algemene gegevens worden bewaard voor historische data, etc). Deze zorgvuldigheid wordt gewaarborgt door middel van dit soort documenten, (zoals privacy statement) bewustwording en beveiliging van documenten.

Kunnnen de persoonsgegevens worden gebruikt voor zaken die niet vooraf benoemd waren?

Alle persoonsgegevens die de GVRB bewaart hebben een doel. Het kan zijn dat dit doel nog niet in dit document benoemd is. De GVRB kan de gegevens – zonder het lid in kennis te stellen – gebruiken voor andere doeleinden dan in deze (en soortgelijke) gevallen, echter dient er dit dan wel noodzakelijk te zijn voor de bedrijfsvoering. Een nauwe verwantschap is dan noodzakelijk.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?

Alleen leden die gegevens nodig hebben om taken voor de vereniging te kunnen uitvoeren hebben toegang tot gegevens. Hierbij kan men beperkte toegang hebben tot deze gegevens. Voor inzage in welke persoon bij welke gegevens kan, kan men het verwerkingsregister raadplegen. Deze wordt beheerd door de AVG-functionaris (m.bakema@reddingsbrigade.com)

Beveiliging

De GVRB spant zich maximaal in om gegevens zo goed mogelijk te bewaren. Dit gebeurt in fysieke zin door het beperken van de hoeveelheid papieren kopieen en door het zorgvuldig beveiligen van onze digitale data. Daarnaast wordt het aantal mensen met toegang tot persoonsgegevens beperkt tot het minimum. Een ieder die omgaat met persoonsgegevens dient op de hoogte te zijn van de “veiligheidsinstructie persoonsgegevens”

Minderjarige

De GVRB heeft veel minderjarige leden. Van deze leden wordt aangenomen dat de ouders toestemming geven voor het opslaan van gegevens van de ouders. De ouders dienen (net als normale leden) te tekenen voor het verlenen van toestemming voor het gebruik van persoonsgegevens.

Rechten van betrokken

De GVRB zal zich altijd aan de wet houden. Dit betekent dat betrokken zich op verschillende rechten kunnen beroepen. Deze zijn:

• Het recht om vergeten te worden. Elk lid kan vragen om volledig uit het GVRB leden bestand verwijderd te worden. Indien een lid dit vraagt, kan hij geen lid meer zijn bij de GVRB.
• Het recht om zijn gegevens in te zien. Elk lid kan zijn gegevens opvragen. Dit kan via de AVG-functionaris. Hier wordt binnen 4 weken gehoor aangegeven.

Persoonsgegevens bij hulpverleningen

Afhankelijk van het type hulpverlening kunnen persoonsgegevens worden opgeslagen. Indien geanonimiseerd kunnen deze doorgestuurd worden naar partners. De originele gegevens dienen na een hulpverlening te worden vernietigd.

Foto’s & Videos

Foto’s en videos (hierna foto’s genoemd) worden binnen de AVG gezien als persoonsgegevens. De GVRB zal representatieve en indicatieve foto’s publiceren voor verschillende doeleinden. Foto’s die tijdens inzetten of activiteiten in het kader van de brigade kunnen worden gebruikt voor publicatiedoeleinden, tenzij nadrukkelijk anders schriftelijk vermeld door het lid (in geval van minderjarigheid door ouders).
Leden kunnen een verzoek tot verwijdering doen van deze gegevens, dit wordt (bij een redelijk verzoek) gehonoreerd. Het lid is zelf verantwoordelijk om aan te geven (bij elk evenement) dat men dit soort gegevens niet gepubliceerd wil hebben.

Het is niet uit te sluiten dat er foto’s door leden of bezoekers worden gemaakt en gepubliceerd. Op deze foto’s kunnen personen staan die niet gefotograveerd willen worden. De GVRB ziet hier in beginsel geen rol voor zichzelf weggelegd om hierop in te grijpen.

Klachten

Klachten over het gebruik van persoonsgegevens kunnen aangegeven worden bij de AVG-functionaris. Daarnaast staat het een ieder vrij om klachten in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen Privacy Statement

Het staat de GVRB vrij om wijzigingen te maken in het privacy statement. Het meest actuele privacy statement is altijd beschikbaar ter inzage op onze website: http://reddingsbrigade.com/privacy-statement/